Создавање и одржување точни досиеја и сметки
Како победуваме
Водиме точни досиеја и сметки кои ни помагаат да работиме ефикасно и да им обезбедиме навремена и точна информација на оние кои треба да се потпрат на неа.
Зошто ги ставаме вредностите на прво место
Како компанија која котира на берза, се бара од Johnson Controls да одржува и обелоденува точни финансиски извештаи. Покрај законската обврска, соодветната евиденција е неопходна за ефикасни и профитабилни деловни операции. Сите играме улога во одржување на точна и ажурирана евиденција; ни помага да ја одржиме довербата и сигурноста што сме ја стекнале кај клиентите, инвеститорите и другите чинители.
Како изгледа победувањето
Ги одржуваме точни евиденцијата и сметките со тоа што:
- целосно, точно, во соодветниот период и навремено ги евидентираме сите средства, обврски, приходи, расходи и деловни трансакции
- обезбедуваме дека записите и сметките се во согласност со генерално прифатените сметководствени принципи и нашиот внатрешен контролен систем
- никогаш не одржуваме тајни или неевидентирани готовински средства или обврски
- користиме соодветни и точни термини кога ја создаваме евиденцијата
- никогаш не криеме или уништуваме документи кои се подложни на истрага или кои би биле потребни во судска постапка
- се усогласуваме со известувања за правно задржување
- ја одржуваме и отстрануваме евиденцијата на компанијата во согласност со нашите процедури за чување евиденција и управување со информации
Прво размислете
П:
Свесен сум дека според нашите политики за управување со евиденцијата треба да избришеме одредени досиеја по одреден временски период. Зачував мои досиеја за одредена тема затоа што знам дека имаше проблеми да се лоцираат документите во минатото. Дали ова е добра идеја?
О:
Не, мора совесно да ги почитувате нашите политики и распореди за чување евиденција. Овие политики го поддржуваат легитимното уништување на непотребни документи на компанијата и доколку не ги применуваме, може да ја изложат компанијата на тужби за селективно уништување. Предолгото чување документи може да го преоптовари нашиот систем за складирање и да изложи чувствителни или доверливи информации на ризик од пристапување и злоупотребување. Згора на тоа, имаме законска обврска да избришеме информации кои не се потребни повеќе, како лични податоци или доверливи информации од деловните партнери. Со чување документи според нашите дефинирани распореди, ја зајакнувате нашата програма за управување со евиденцијата и ја заштитувате компанијата.