Paglikha at Pagpapanatili ng Tumpak na mga Talaan at Account
Paano Tayo Magwawagi
Pinanatili natin ang mga tumpak na talaan at account upang tulungan tayo na gumana nang epektibo at upang magbigay ng napapanahon at makatotohanang impormasyon sa mga taong nangangailangang umasa dito.
Bakit Natin Inuuna ang Pagpapahalaga
Bilang isang kompanya na ikinakalakal sa publiko, inaatasan ang Johnson Controls na panatilihin at ibunyag ang tumpak na mga talaang pampinansiyal. Habang ang isang legal na obligasyon, tamang pagpapanatili ng mga talaan ay mahalaga rin sa mahusay at kapaki-pakinabang na mga operasyon ng negosyo. Lahat tayo ay may bahagi na gagawin sa pagpapanatili ng mga talaan na tumpak at pangkasalukuyan; tinutulungan tayo nitong mapanatili ang tiwala at kumpiyansa na ating itinatag sa mga customer, mamumuhunan at iba pang mga stakeholder.
Ano ang Hitsura ng Pagwawagi
Pinanatili natin ang tumpak na mga talaan at account sa pamamagitan ng:
- Pagtatala ng lahat ng yaman, pananagutan, kita, gastusin at mga transaksiyon ng negosyo nang kumpleto, tumpak, sa tamang panahon at sa isang napapanahong paraan
- Pagtiyak na ang mga talaan at accoun ay sumusunod sa karaniwang tinatanggap na mga prinsipyo ng accounting at ng ating sistema sa panloob na kontrol
- Hindi kailanman pagtatakda ng lihim o hindi nakatalang mga cash na pondo o iba pang mga yaman o pananagutan
- Paggamit ng angkop at tumpak na salita kapag lumilikha ng mga talaan
- Hindi kailanman pagtatago o pagsira ng mga dokumento o talaan na sasailalim sa pagsisiyasat o maaaring kailanganin sa mga legal na paglilitis
- Pagsunod sa mga abiso ng legal na paghawak
- Pagpapanatili at pag-aalis ng mga talaan ng Kompanya alinsunod sa ating mga pamamaraan ng pagpapanatili ng mga talaan at pamamahala ng impormasyon
Mag-isip Muna
T:
Alam ko na hinihingi sa atin ng ating mga patakaran sa pamamahala ng mga talaan na tanggalin ang ilang talaan pagkatapos ng nakatakdang haba ng panahon. Itinatago ko lahat ng aking talaan ukol sa isang partikular na bagay dahil alam kong may mga problema sa paghahanap ng mga nakalipas na dokumento. Magandang ideya ba ito?
S:
Hindi, dapat mong matapat na sundin ang ating mga patakaran sa pagpapanatili ng mga talaan at mga iskedyul. Sinusuportahan ng mga patakarang ito ang lehitimong pagwasak ng mga talaan ng Kompanya, at maaaring ilantad ang Kompanya ng kabiguang sundin ang mga ito sa mga claim ng pinipiling pagwasak. Maaari ding sobrang magamit ang ating sistema sa pag-iimbak ng pagpapanatili ng mga talaan nang napakatagal at ilagay ang sensitibo o kumpidensiyal na impormasyon sa peligro ng pagiging naa-access at maling paggamit. At saka, maaaring mayroon tayong legal na obligasyon na tanggalin ang impormasyong hindi na kailangan, gaya ng personal na data o kumpidensiyal na impormasyon mula sa isang kasosyo sa negosyo. Sa pamamagitan ng pagpapanatili ng mga talaan ayon sa ating tinukoy na mga iskedyul, pinatatag mo ang ating programa sa pamamahala ng mga talaan at pinoprotektahan ang Kompanya.