درست ریکارڈز اور اکاؤنٹس تخلیق کرنا اور برقرار رکھنا
ہم ساتھ مل کر
ہم مؤثر طریقے سے کام کرنے اور ایسے لوگوں کو بروقت اور صحیح معلومات فراہم کرنے کے لیے ہم درست ریکارڈز اور اکاؤنٹس رکھتے ہیں جنہیں ان پر انحصار کرنے کی ضرورت ہے۔
ہم اقدار کو کیوں اولیت دیتے ہیں
ایک عوامی طور پر تجارت کرنے والی کمپنی کی حیثیت سے Johnson Controls کے لیے درست مالیاتی ریکارڈز رکھنا اور اس کا افشاء کرنا ضروری ہے۔ ایک قانونی ذمہ داری کے ساتھ ساتھ، مناسب ریکارڈ کیپنگ کارآمد اور منافع بخش کاروباری اعمال کے لیے بھی لازمی ہے۔ ہم سبھی کو ریکارڈوں کو درست اور تاحال تازہ رکھنے میں اپنا کردار ادا کرنا ہے؛ اس سے ہمیں اس اعتماد اور بھروسے کو برقرار رکھنے میں مدد ملتی ہے جو ہم نے گاہکوں، سرمایہ کاروں اور دیگر مستفیدین کے ساتھ بنائے ہیں۔
جیت کیسی ہوتی ہے
ہم درست اندراج اور ریکارڈز رکھتے ہیں بذریعہ:
- تمام اثاثوں، دین داریوں، محصولات، اخراجات اور کاروباری لین دین کو مکمل، درست، مناسب وقفے میں اور بروقت انداز میں ریکارڈ کرکے
- یہ یقینی بناکر کے ریکارڈز اور اکاؤنٹس عام طور پر قابل قبول اکاؤنٹنگ کے اصولوں اور ہمارے داخلی کنٹرول سسٹم کی تصدیق کرتے ہوں
- کبھی بھی خفیہ یا غیر اندراج شدہ نقد فنڈ یا دیگر اثاثہ جات یا دین داریاں نہ رکھ کر
- ریکارڈز تیار کرتے وقت مناسب اور درست الفاظ کا استعمال کرکے
- کبھی بھی ایسے دستاویزات یا ریکارڈوں کو چھپا یا ضائع نہ کرکے جو تفتیش کا موضوع ہوں یا جن کی ضرورت قانونی چارہ جوئی میں ہوسکتی ہو
- لیگل ہولڈ کے نوٹسز کی تعمیل کرکے
- کمپنی کے ریکاڈوں کو ہمارے ریکارڈز برقرار رکھنے اور معلومات کے انتظام کے ضابطۂ عمل کے مطابق برقرار رکھ کر اور ختم کرکے
پہلے سوچیں
سوال:
مجھے معلوم ہے کہ ہمار ریکارڈز کی انتظامی پالیسیاں ہم سے مقررہ مدت کے بعد بعض ریکارڈوں کو ضائع کرنے کا تقاضہ کرتی ہیں۔ میں اپنے تمام ریکارڈز ایک مخصوص مواد کے تحت رکھتا ہوں کیونکہ مجھے معلوم ہے کہ ماضی میں دستاویزات کا پتہ لگانے میں مسائل ہوئے تھے۔ کیا یہ ایک اچھا خیال ہے؟
جواب:
نہیں، یہ ضروری ہے کہ آپ مستقل طور پر ہماری ریکارڈ رکھنے کی پالیسیوں اور شیڈیولز پر عمل کریں۔ یہ پالیسیاں جائز طور پر کمپنی کے فرسودہ ریکارڈ ضائع کرنے کی حمایت کرتی ہیں، اور ان کی پابندی نہ کرنے سے کمپنی کو منتخب طور پر ضیاع کے دعووں کا سامنا ہوسکتا ہے۔ ریکارڈوں کو کافی زیادہ عرصے تک رکھنے سے ہمارے اسٹوریج سسٹم کا محصول زیادہ ہوسکتا ہے اور ہمارے حساس یا رازدارانہ معلومات تک رسائی اور غلط استعمال کیے جانے کا خطرہ ہوسکتا ہے۔ مزید برآں، ایسی معلومات کو ضائع کرنا ہماری قانونی ذمہ داری ہوسکتی ہے جس کی مزید ضرورت نہ رہی ہو، جیسے کہ ذاتی ڈیٹا یا کسی بزنس پارٹنر کی رازدارانہ معلومات۔ اپنے مقررہ نظام الاوقات کے مطابق ریکارڈز برقرار رکھ کر، آپ ہمارے ریکارڈز منیجمنٹ پروگرام کو تقویت دیتے ہیں اور ہماری کمپنی کو محفوظ رکھتے ہیں۔