Membuat dan Mengekalkan Rekod dan Akaun yang Tepat
Cara Kita Berjaya
Kita menyimpan rekod dan akaun yang tepat untuk membantu kita beroperasi dengan berkesan dan memberikan maklumat tepat pada masanya dan jujur kepada mereka yang perlu bergantung padanya.
Sebabnya Kita Mengutamakan Nilai
Sebagai syarikat yang didagangkan secara awam, Johnson Controls perlu mengekalkan dan mendedahkan rekod kewangan yang tepat. Di samping kewajipan undang-undang, penyimpanan rekod yang betul juga penting untuk operasi perniagaan yang cekap dan menguntungkan. Kita semua mempunyai peranan masing-masing dalam penyimpanan rekod yang tepat dan semasa; ia membantu kita mengekalkan kepercayaan dan keyakinan yang kita telah bina dengan pelanggan, pelabur dan pihak berkepentingan yang lain.
Ciri-ciri Kejayaan
Kita mengekalkan rekod dan akaun yang tepat dengan:
- Mencatatkan semua aset, liabiliti, hasil, perbelanjaan dan transaksi perniagaan dengan lengkap, tepat, dalam tempoh masa yang betul dan tepat pada masanya
- Memastikan rekod dan akaun mematuhi prinsip perakaunan yang diterima secara terbuka dan sistem kawalan dalaman
- Tidak pernah menyediakan dana wang tunai rahsia atau tidak direkodkan atau aset atau liabiliti lain
- Menggunakan perkataan yang sesuai dan tepat apabila membuat rekod
- Tidak pernah menyembunyikan atau memusnahkan dokumen atau rekod yang tertakluk pada siasatan atau mungkin diperlukan dalam prosiding undang-undang
- Mematuhi notis pegangan undang-undang
- Mengekalkan dan menghapuskan rekod Syarikat dengan mematuhi prosedur penyimpanan rekod dan pengurusan maklumat
Berfikir Terlebih Dahulu
S:
Saya tahu dasar pengurusan rekod meminta kita memadamkan rekod tertentu selepas tempoh masa yang ditetapkan. Saya telah menyimpan semua rekod saya pada satu tempat kerana saya tahu terdapat masalah untuk mencari dokumen pada masa yang lalu. Adakah tindakan ini idea yang baik?
J:
Tidak, anda mesti mengikut dasar dan jadual penyimpanan rekod kita. Dasar-dasar ini menyokong pemusnahan rekod lapuk Syarikat yang sah dan kegagalan untuk mematuhinya boleh mendedahkan Syarikat kepada dakwaan pemusnahan terpilih. Menyimpan rekod terlalu lama juga membebankan sistem simpanan kita dan mendatangkan risiko maklumat sensitif atau sulit diakses dan disalah guna. Selain itu, kita mungkin berkewajipan untuk memadamkan maklumat yang tidak lagi diperlukan, seperti data peribadi atau maklumat sulit daripada rakan perniagaan. Anda mengukuhkan program pengurusan rekod kita dan melindungi Syarikat dengan menyimpan rekod mengikut jadual yang ditentukan.