Ons skep en handhaaf akkurate rekords en rekeninge
HOE ONS WEN
Ons hou akkurate rekords en rekeninge om doeltreffend te kan werk en om nuttige inligting tydig te kan verskaf aan mense wat daarop moet staatmaak.
HOEKOM ONS WAARDES EERSTE PLAAS
Aangesien Johnson Controls ‘n genoteerde maatskappy is, moet ons akkurate finansiële rekords handhaaf en bekend maak. Behoorlike rekordhouding is nie net ‘n wetlike verpligting nie, maar is ook noodsaaklik is vir doeltreffende, winsgewende besigheidsaktiwiteite. Ons speel almal ‘n rol daarin om rekords akkuraat en aktueel te hou. Dit help ons om die vertrouensverhouding wat ons met klante, beleggers en ander belanghebbendes gebou het, te handhaaf.
HOE DIT LYK OM TE WEN
Ons handhaaf akkurate rekords en rekeninge deur die volgende:
- Deur alle bates, laste, inkomste, uitgawes en besigheidstransaksies volledig, akkuraat, op die regte tyd en tydig aan te teken
- Deur te verseker dat rekords en rekeninge aan algemeen aanvaarde rekeningkundige beginsels asook ons interne kontrolestelsel voldoen
- Deur nooit geheime of onaangetekende kontantfondse of ander bates of laste op te stel nie
- Deur gepaste, akkurate bewoording te gebruik wanneer rekords geskep word
- Deur nooit dokumente of rekords wat aan ondersoek onderhewig is of moontlik in regsverrigtinge nodig is, te verberg of te vernietig nie
- Deur regsbewaringskennisgewings na te kom
- Deur maatskappyrekords te handhaaf en te vernietig in ooreenstemming met ons rekordbehoud-en inligtingbestuursprosedures
DINK EERS
V:
Ek is bewus daarvan dat ons ons volgens ons beleid oor rekordbestuur sekere rekords na ‘n bepaalde tyd moet vernietig. Ek bewaar egter al my rekords oor een spesifieke onderwerp, want ek onthou dat daar in die verlede probleme was om dokumente op te spoor. Is dit ‘n goeie idee?
A:
Nee, u moet ons beleid oor rekordbehoud en die skedules daarvan noulettend navolg. Hierdie beleide behels die maatskappy se regmatige vernietiging van verouderde rekords, en as u versuim om dit na te volg, kan dit die maatskappy blootstel aan aantygings van selektiewe vernietiging. Om rekords te lank te behou, kan ook ons bewaringstelsels oorlas en kan ‘n risiko skep dat sensitiewe, vertroulike inligting bekend gemaak en misbruik word. Verder het ons moontlik wetlike verpligting om inligting wat nie meer nodig is nie, te vernietig (bv. persoonlike inligting of vertroulike inligting van ‘n besigheidsvennoot). As u rekords behou volgens ons gedefinieerde skedules, versterk u ons rekordbestuur-program en beskerm u die maatskappy.