Створення та ведення точних записів і звітності
Як ми перемагаємо
Ми ведемо точні записи та звітність, які допомагають нам ефективно працювати й надавати своєчасну та правдиву інформацію тим людям, яким потрібно на неї покладатися.
Чому для нас цінності понад усе
Як відкрите акціонерне товариство, компанія Johnson Controls повинна вести й розкривати точні фінансові записи. Належне ведення записів є правовим зобов’язанням, а також має велике значення для здійснення ефективних і прибуткових ділових операцій. Кожен із нас відіграє свою роль у забезпеченні точності та актуальності записів. Це допомагає нам виправдовувати довіру та впевненість наших клієнтів, інвесторів та інших зацікавлених сторін.
Як виглядає перемога
Ми ведемо точні записи та звітність, дотримуючись наступних правил.
- Записуйте всі активи, заборгованості, доходи, витрати й ділові операції повністю, точно, своєчасно та в належний період
- Слідкуйте за тим, щоб записи та звітність відповідали загальноприйнятим принципам бухгалтерського обліку та нашій системі внутрішнього контролю
- Ніколи не створюйте таємні або незареєстровані грошові фонди або інші активи чи заборгованості
- Використовуйте правильні та точні формулювання під час створення записів
- Ніколи не приховуйте та не знищуйте документи або записи, які є об’єктом розслідування або можуть знадобитися під час судового розгляду
- Зважайте на попередження про зберігання даних із юридичних причин
- Ведіть і ліквідуйте записи компанії відповідно до наших процедур зберігання записів та управління інформацією
Спочатку поміркуйте
Запитання.
Мені відомо, що наші політики щодо управління записами вимагають, щоб ми видаляли певні записи через визначений проміжок часу. Я зберігаю всі свої записи, що стосуються одного конкретного питання, оскільки я знаю, що в минулому виникали проблеми з пошуком документів. Чи це слушна ідея?
Відповідь.
Ні, ви повинні сумлінно дотримуватися наших політик щодо зберігання записів і відповідних графіків. Ці політики забезпечують правомірне знищення застарілих записів компанії, а недотримання цих політик може призвести до звинувачення компанії у вибірковому знищенні. Зберігання записів занадто довгий час також може перенавантажити наші системи та поставити секретну або конфіденційну інформацію під загрозу неправомірного доступу й неналежного використання. Крім того, ми можемо мати правове зобов’язання видаляти інформацію, яка нам більше не потрібна, наприклад персональні дані або конфіденційну інформацію від ділового партнера. Зберігаючи записи відповідно до визначених нами графіків, ви підтримуєте нашу програму управління записами та захищаєте компанію.