सटीक रिकॉर्ड और खातों का निर्माण करना और उसे कायम रखना
हम एक साथ मिलकर
प्रभावी रूप से संचालित करने में अपनी मदद के लिए हम रिकॉर्ड और खातों को सटीक रखते हैं और उन लोगों को समय पर और सही जानकारी प्रदान करने के लिए जो उस पर भरोसा करते हैं।
हम मान्यताओं को सर्वप्रथम क्यों रखते हैं
एक सार्वजनिक रूप से व्यापार करने वाली कंपनी के रूप में, Johnson Controls के लिए सटीक वित्तीय रिकॉर्ड बनाए रखना और प्रकट करना आवश्यक है। यद्यपि यह एक कानूनी बाध्यता है, कुशल और लाभदायक व्यवसायिक परिचालन के लिए भी उचित रिकॉर्डकिपिंग आवश्यक है। हम सब रिकॉर्ड को सटीक और नवीनतम बनाए रखने में भूमिका निभाते हैं; यह वह भरोसा और विश्वास बनाए रखने में हमारी मदद करती है जिसे हमने ग्राहकों, निवेशकों और अन्य शेयरधारकों के साथ कायम किया है।
जीत कैसी दिखाई देती है
हम निम्न के द्वारा सटीक रिकॉर्ड और खाते को कायम रखते हैं:
- सभी परिसंपत्तियों, देनदारियों, राजस्व, व्यय और व्यापार लेनदेन का पूरी तरह से सही, उचित अवधि में और समय पर रिकॉर्ड करना
- यह सुनिश्चित करना कि रिकॉर्ड और खाते आम तौर पर स्वीकार्य लेखा सिद्धांतों और हमारे आंतरिक नियंत्रण प्रणाली के अनुरूप हों
- कभी भी गुप्त या अनियंत्रित नकद निधि या अन्य संपत्ति या देनदारियों को स्थापित नहीं करना
- रिकॉर्ड बनाने के दौरान उचित और सटीक शब्दों का उपयोग करना
- जांच के अधीन या संभवतः कानूनी कार्यवाही में आवश्यक दस्तावेजों या रिकॉर्ड को कभी भी नहीं छिपाना या नष्ट करना
- कानूनी अधिकार वाले नोटिस का अनुपालन करना
- हमारे रिकॉर्ड प्रतिधारण और सूचना प्रबंधन प्रक्रियाओं के अनुपालन के अनुसार कंपनी के रिकॉर्ड को बनाए रखना और समाप्त करना
पहले सोचें
प्रश्न:
मुझे पता है कि हमारी रिकॉर्ड प्रबंधन नीतियाँ हमें निर्दिष्ट समय के बाद कुछ रिकॉर्ड को हटाने के लिए कहती हैं। मैं एक विशेष मामले में सारे रिकॉर्ड रखता हूँ क्योंकि मुझे पता है कि अतीत में दस्तावेजों का पता लगाने में समस्याएं थीं। क्या यह अच्छा विचार है?
उत्तर:
नहीं, आपको हमारी रिकॉर्ड प्रतिधारण नीतियों और कार्यक्रम का ईमानदारी से पालन करना चाहिए। ये नीतियां कंपनी के अप्रचलित रिकॉर्ड के वैध नाश का समर्थन करती हैं, और उनका पालन करने में विफलता से कंपनी को चुनिंदा नाश के दावों का खुलासा हो सकता है। रिकॉर्ड को लंबे समय तक रखने से हमारे भंडारण सिस्टम पर अधिक बोझ डल सकता है और संवेदनशील और गोपनीय जानकारी पर पहुँच और उसके दुरुपयोग का खतरा हो सकता है। इसके अतिरिक्त, हमारे पास ऐसी जानकारी को हटाने का कानूनी दायित्व हो सकता है जो अब जरूरी नहीं रह गई हों, जैसे किसी भागीदार की व्यक्तिगत डेटा या गोपनीय जानकारी। हमारे निर्धारित कार्यक्रमों के अनुसार रिकॉर्ड बनाए रखने के द्वारा, आप हमारे रिकॉर्ड प्रबंधन कार्यक्रम और कंपनी की सुरक्षा को मजबूत करते हैं।