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Mantenimiento de registros y divulgación

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Cómo ganamos

Mantenemos registros y cuentas exactas para ayudarnos a operar de manera eficaz y para proporcionar información oportuna y veraz a quienes necesitan confiar en ella.

Por qué ponemos los valores primero

Como compañía que cotiza en bolsa, Johnson Controls tiene la obligación de mantener y divulgar registros financieros precisos. Si bien es una obligación legal, el mantenimiento adecuado de registros también es fundamental para operaciones comerciales eficientes y rentables. Todos tenemos un papel que desempeñar en el mantenimiento de registros precisos y actuales; nos ayuda a mantener la confianza que hemos desarrollado con los clientes, los inversores y otras partes interesadas.

Two hotel staff having a conversation behind the reception desk
Rows of data racks in a server room

Cómo luce el éxito

Mantenemos registros y cuentas exactos:

  • Registrando todos los activos, pasivos, ingresos, gastos y transacciones comerciales de manera completa, precisa y puntual, y en el plazo adecuado;
  • Asegurando que los registros y las cuentas se ajusten a los principios de contabilidad generalmente aceptados y a nuestro sistema de controles internos;
  • No estableciendo nunca fondos en efectivo secretos o no registrados, ni otros activos o pasivos;
  • Usando una redacción adecuada y precisa al crear registros;
  • No ocultando ni destruyendo nunca documentos o registros que estén sujetos a investigación o que puedan ser necesarios en procedimientos legales;
  • Cumpliendo con los avisos legales de conservación;
    • Manteniendo y eliminando los registros de la compañía de acuerdo con nuestros procedimientos de conservación de registros y de gestión de la información.

Piense primero

P:

Soy consciente de que nuestras políticas de gestión de registros exigen que borremos determinados registros después de un período de tiempo especificado. He estado guardando todos mis registros sobre un tema en particular porque sé que hubo problemas al tratar de ubicar documentos en el pasado. ¿Es esta una buena idea?

R:
No, debe seguir conscientemente nuestras políticas y cronogramas de conservación de registros. Estas políticas respaldan la destrucción legítima de registros obsoletos de la compañía, y su incumplimiento podría exponer a la compañía a demandas por destrucción selectiva. La conservación de registros durante demasiado tiempo también puede sobrecargar nuestros sistemas de almacenamiento y poner información confidencial o sensible en riesgo de acceso o uso incorrectos. Además, podemos tener la obligación legal de eliminar la información que ya no se necesita, como datos personales o información confidencial de un socio comercial. Al conservar registros de acuerdo con nuestros cronogramas definidos, se fortalece nuestro programa de gestión de registros y se protege a la compañía.