יצירה ושמירה על רשומות ותיקי לקוח מדויקים
כיצד אנחנו מנצחים
אנחנו שומרים על רשומות ותיקי לקוח מדויקים שיסייעו לנו לפעול ביעילות ולספק מידע אמיתי בזמן המתאים לאלה שצריכים להסתמך עליו.
מדוע אנחנו מציבים את הערכים שלנו במקום הראשון
נדרשת לשמור ולחשוף רשומות פיננסיות מדויקות.Johnson Controlsכחברה שנסחרת באופן ציבורי, בעוד ששמירת רשומות מתאימה היא מחויבות חוקית, היא חיונית גם לצורך פעילות עסקית יעילה ורווחית. לכולנו יש תפקיד בשמירה על הדיוק והעדכניות של הרשומות; היא עוזרת לנו לשמור על האמון והביטחון שיצרנו עם הלקוחות, המשקיעים ובעלי עניין אחרים.
איך נראה ניצחון
אנחנו שומרים על רשומות ותיקי לקוח מדויקים על-ידי:
- תיעוד כל הנכסים, החבויות, הרווחים, ההוצאות והעסקאות העסקיות באופן מלא, מדויק, בתקופה המתאימה ובזמן
- הקפדה על כך שהרשומות ותיקי הלקוח מצייתים לעקרונות ראיית החשבון המקובלים ולמערכת הבקרה הפנימית שלנו
- אי יצירת קרנות סודיות או לא מתועדות או נכסים או חבויות אחרים
- שימוש בניסוח מתאים ומדויק בעת יצירת רשומות
- אי הסתרה או השמדה של מסמכים או רשומות שכפופים לחקירה או עשויים להידרש עבור תביעות משפטיות
- ציות להודעות שמירה על מסמכים לצרכים משפטיים
- שמירה על רשומות החברה וסילוק שלהן בהתאם להליכי שמירת הרשומות וניהול המידע שלנו
חשוב תחילה
ש:
אני מודע לכך שמדיניות ניהול הרשומות שלנו קובעת מחיקת רשומות מסוימות לאחר פרק זמן שצוין. אני שומר את כל הרשומות שלי הנוגעות לנושא מסוים משום שאני יודע שהיו בעבר בעיות לאתר מסמכים. האם זה רעיון טוב?
ת:
לא, עליך לציית בקפידה למדיניות שמירת הרשומות וללוחות הזמנים שלנו. פרטי מדיניות אלה תומכים בהשמדה החוקית של רשומות מיושנות בחברה, ואי ציות להם עלול לחשוף את החברה לטענות בנוגע להשמדה סלקטיבית. שמירת רשומות למשך זמן ארוך מדי עשויה גם להעמיס על מערכות האחסון שלנו ולהיות כרוכה בסיכון של גישה למידע רגיש או סודי ושימוש לרעה בו. יתר על כן, ייתכן שיש לנו מחויבות חוקית למחוק מידע שאינו דרוש עוד, כגון נתונים אישיים או מידע סודי משותף עסקי. על-ידי שמירת רשומות בהתאם ללוחות הזמנים המוגדרים, אתה מחזק את התוכנית לניהול רשומות שלנו ומגן על החברה.