كيف نفوز
لماذا نضع القيم أولاً
حيث إن شركة Johnson Controls خاضعة للتداول العام، فإنها يلزم عليها الاحتفاظ بالسجلات المالية الدقيقة والكشف عنها. وفي حين أن الاحتفاظ بالسجلات بشكل صحيح يعد بمثابة التزام قانوني، إلا أنه يعد أمرًا ضروريًا كذلك من أجل تنفيذ العمليات التجارية الفعالة والمربحة للشركة. وكل منا له دوره الذي يجب أن يلعبه من أجل الحفاظ على دقة وحداثة السجلات؛ فمن شأن ذلك الحفاظ على الثقة والمصداقية اللتين تحققتا مع العملاء والمستثمرين وغير ذلك من المساهمين.
كيف يبدو الفوز
إننا نقوم بعمل سجلات وحسابات دقيقة والحفاظ عليها من خلال ما يلي:
- تسجيل كل الأصول والالتزامات والإيرادات والنفقات والمعاملات التجارية بشكل كامل ودقيق وفي الفترة المحاسبية المناسبة وفي الوقت المناسب
- التحقق من أن السجلات والحسابات تتفق مع المبادئ المحاسبية المقبولة بصفة عامة ونظام الضوابط الداخلية لدينا
- عدم إعداد صناديق نقدية أو غير ذلك من الأصول أو المسؤوليات السرية أو بدون تسجيل
- استخدام العبارات المناسبة والدقيقة عند إنشاء السجلات
- عدم إخفاء أو تدمير الوثائق أو السجلات التي تكون خاضعة للتحقيقات أو التي يمكن أن تكون مطلوبة في الإجراءات القانونية
- الالتزام بالإشعارات القانونية الخاصة بالاحتفاظ بالوثائق
- الاحتفاظ بسجلات الشركة والتخلص منها مع الامتثال لإجراءات الاحتفاظ بالسجلات وإدارة المعلومات السارية في الشركة
التفكير أولاً
سؤال:
أنا أدرك أن سياسات إدارة السجلات الخاصة بالشركة تفرض علينا حذف سجلات معينة بعد فترة زمنية معينة. وقد كنت أحتفظ بكل السجلات حول أمر معين لأنني أعرف أنه كانت هناك مشكلات تتعلق بالعثور على الوثائق في الماضي. فهل هذه فكرة جيدة؟