Crearea şi păstrarea unei evidenţe şi contabilităţi precise
Cum reușim
Ţinem o evidenţă şi contabilitate precisă pentru a ne ajuta să lucrăm eficient şi pentru a furniza informaţii corecte şi la timp celor care se bazează pe ele.
De ce punem valorile pe primul loc
În calitate de societate cotată la bursă, Johnson Controls trebuie să păstreze şi să divulge situaţii financiare precise. Fiind o obligaţie legală, păstrarea unei evidenţe precise este totodată esenţială pentru operaţiuni de afaceri eficiente şi profitabile. Cu toţii trebuie să ne aducem contribuţia pentru ţinerea unei evidenţe precise şi actuale; ne ajută să menţinem încrederea creată în relaţiile cu clienţii, investitorii şi alte părţi interesate.
Cum arată atunci când câştigăm
Păstrăm o evidenţă şi contabilitate precisă prin următoarele măsuri:
- Înregistrăm toate activele, pasivele, veniturile, cheltuielile şi tranzacţiile comerciale în mod complet, precis, în perioada adecvată şi în mod prompt
- Ne asigurăm că evidenţa şi contabilitatea sunt conforme cu principiile contabile general acceptate şi cu sistemul nostru de control intern
- Niciodată nu înfiinţăm fonduri de capital secrete sau neînregistrate sau alte active ori pasive
- Utilizăm exprimări adecvate şi precise atunci când inregistrăm tranzacții
- Niciodată nu ascundem sau distrugem documente sau evidenţe care fac obiectul vreunei investigaţii sau care pot fi necesare în procedurile judiciare
- Respectarea avizelor juridice de restricţie
- Păstrarea şi eliminarea evidenţelor Societăţii în conformitate cu Politica privind păstrarea înregistrărilor şi procedurile de gestionare a informaţiilor
Întâi analizaţi situaţia
Întrebare:
Ştiu faptul că politicile noastre de gestionare a evidenţelor prevăd ca noi să ştergem anumite evidenţe după o perioadă de timp prestabilită. Ţin toate evidenţele mele legate de un anumit subiect deoarece ştiu că în trecut au existat probleme la găsirea documentelor. Este aceasta o idee bună?
Răspuns:
Nu, trebuie să respectaţi întocmai politicile noastre privind păstrarea înregistrărilor şi graficele aferente. Aceste politici sprijină distrugerea legitimă de către Companie a evidenţelor vechi, iar nerespectarea acestor politici poate expune Compania la cereri de distrugere selectivă. Ţinerea evidenţei pentru prea mult timp poate suprasolicita sistemele noastre de stocare şi poate expune informaţiile sensibile sau confidenţiale la riscul de a fi accesate şi utilizate necorespunzător. De asemenea, putem avea o obligaţie legală de a şterge informaţiile care nu mai sunt necesare, cum ar fi informaţiile cu caracter personal sau informaţiile confidenţiale de la un partener de afaceri. Prin păstrarea evidenţei în conformitate cu graficele noastre definite, întăriţi programul nostru de gestionare a evidenţelor şi protejaţi Compania.