建立並保留準確的記錄與帳目
我們的致勝之道
我們保持記錄與帳目的準確性，以協助我們有效營運，並為需要依靠這些記錄與帳目的人員提供及時而真實的資訊。
為什麼我們以價值觀為先
作為上市公司，Johnson Controls 需要保留及披露準確的財務記錄。 雖然這是法律義務，但正確保留記錄對於實現高效且盈利的業務營運而言不可或缺。 我們都在保持記錄準確與最新的過程中發揮作用，這有助於維護我們與客戶、投資者及其他利益相關者打造的信賴與信任。
致勝的狀態
我們透過以下舉措保留準確的記錄與帳目：
- 在適當的時間內及時、完整、準確地記錄所有資產、負債、收入、支出與業務交易
- 確保記錄與帳目符合普遍接受的會計原則與我們的內部控制系統
- 絕不設立秘密的或未記錄的現金基金或其他資產或負債
- 在建立記錄時使用適當而準確的用語
- 絕不隱藏或損毀需要進行調查或法律程序可能需要的單據或記錄。
- 遵循法律保留通知
- 遵循我們的 記錄保留 與資訊管理程序對公司記錄進行保留與消除
三思而後行
問題：
我知道我們的記錄管理政策要求我們在經過指定的一段時間後刪除特定記錄。 我一直在一個特定的物品上保留所有記錄，因為我知道過去尋找文件時存在問題。 這是好主意嗎？
解答：
不，您必須認真遵循我們的 記錄保留政策 與排程。 這些政策支援公司合法損毀廢棄的記錄，若不遵循這些政策，會導致公司面臨有關選擇性損毀的索賠。 將記錄保留過長時間也會增大我們儲存系統的負荷，及讓敏感或機密資訊面臨遭存取及誤用的風險。 此外，我們可能會承擔對不再需要的資訊進行刪除的法律義務，例如刪除業務合作夥伴的個人資料或機密資訊。 遵循我們定義的排程來保留記錄，會增強我們的記錄管理計劃並保護公司。