Creare e mantenere registri e conti accurati
Come vinciamo
Manteniamo registri e conti accurati per operare in modo efficiente e fornire informazioni tempestive e veritiere a coloro che ne hanno bisogno.
Perché i Valori prima di tutto
Come società quotata in borsa, Johnson Controls è tenuta a mantenere e divulgare dati finanziari accurati. Oltre a essere un obbligo legale, pratiche di conservazione di registri appropriate sono fondamentali anche per operare in modo efficiente e profittevole. Tutti svolgiamo un ruolo nella conservazione di registri accurati e aggiornati; questo ci consente di mantenere un rapporto di fiducia con clienti, investitori e altre parti interessate.
Cosa significa vincere
Manteniamo registri e conti accurati:
- Registrando tutte le attività, le passività, i ricavi, le spese e le transazioni commerciali in modo completo, accurato e tempestivo e nel periodo previsto
- Garantendo che registri e conti siano conformi ai principi contabili generalmente accettati e al nostro sistema di controlli interni
- Non creando fondi di cassa o altre attività o passività segrete o non registrate
- Utilizzando termini appropriati e accurati quando creiamo i registri
- Non occultando o distruggendo documenti o registri soggetti a indagine o che possono essere necessari nei procedimenti legali
- Rispettando i tempi di conservazione legali
- Mantenendo ed eliminando i registri dell’azienda in conformità alle nostre procedure di conservazione dei registri e gestione delle informazioni.
Pensate prima
D:
Sono consapevole che le nostre politiche di gestione dei registri richiedono di eliminare determinati record dopo un periodo di tempo specifico. Sto conservando tutti i miei record in un modo particolare perché so che ci sono stati problemi a trovare i documenti in passato. È una buona idea?
R:
No, dovete seguire coscienziosamente le politiche di conservazione dei record e i piani. Queste politiche supportano la distruzione legittima di record obsoleti della Società e la mancata conformità a tali politiche potrebbe esporre la Società a richieste di distruzione selettiva. Conservare le informazioni per troppo tempo può sovraccaricare i nostri sistemi di archivio ed esporre informazioni riservate al rischio di accesso o uso non consentito. Inoltre, possiamo avere l’obbligo legale di eliminare informazioni non più necessarie, come dati personali e informazioni riservate di un partner commerciale. Conservare le informazioni in base ai piani definiti consente di rafforzare il nostro programma di gestione dei record e proteggere l’Azienda.