Sorgfältige Erstellung und Aufbewahrung von Unterlagen
So kommen wir zum Erfolg
Die genaue Aufzeichnung von Geschäftsprozessen ist für den Geschäftsbetrieb unerlässlich und schafft eine schnell verfügbare Quelle von verlässlichen Informationen.
Warum stehen bei uns die Werte an erster Stelle
Als börsengeführtes Unternehmen hat Johnson Controls die Pflicht, Finanzunterlagen aufzubewahren und ggf. offenzulegen. Die sorgfältige Aufbewahrung von Unterlagen ist zwar eine gesetzliche Pflicht, aber auch eine notwendige Voraussetzung für einen reibungslosen Geschäftsbetrieb. Hierfür sind alle Mitarbeiter des Unternehmens verantwortlich. Unsere Unterlagen tragen dazu bei, das Vertrauen unserer Kunden, Investoren und andere Stakeholder zu bewahren.
So sieht Erfolg aus
So werden sorgfältige Unterlagen erstellt und aufbewahrt:
- Vermögenswerte, Verbindlichkeiten, Umsätze, Ausgaben und Geschäftstransaktionen werden vollständig, präzise, für den entsprechenden Zeitraum und fristgerecht aufgezeichnet
- Alle Unterlagen entsprechen den allgemein anerkannten Rechnungslegungsgrundsätzen sowie den internen Kontrollsystemen
- Das Anlegen von geheimen oder nicht aufgezeichneten Bargeldkonten oder anderer Vermögenswerte bzw. die Aufnahme solcher Verbindlichkeiten ist untersagt
- Die zu erstellenden Unterlagen werden sachgemäß bezeichnet
- Unterlagen, die bei einer Ermittlung bzw. einem gerichtlichen Verfahrens benötigt werden, dürfen nicht versteckt oder vernichtet werden
- Aufbewahrungspflichten werden stets beachtet
- Die Aufbewahrung und Vernichtung von Unterlagen des Unternehmens erfolgt stets gemäß unseren Aufbewahrungs- und Informationsverwaltungsverfahren
Fragen zum Nachdenken
F:
Ich weiß, dass laut unseren Aufbewahrungsrichtlinien bestimmte Unterlagen nach einem gewissen Zeitraum gelöscht werden sollen. Ich habe meine Unterlagen in Zusammenhang mit einer bestimmten Angelegenheit aufbewahrt, weil wir schon mal Schwierigkeiten hatten, Dokumenten zu finden. Ist das in Ordnung?
A:
Nein, Sie müssen unsere Aufbewahrungsrichtlinien und die dazugehörigen Zeitpläne genauestens beachten. Die Richtlinie regelt die Zerstörung veralteter Unterlagen. Die Nichtbeachtung der Richtlinie kann dazu führen, dass uns eine selektive Zerstörung von Dokumenten vorgeworfen wird. Die Aufbewahrung von Unterlagen über den vorgesehenen Zeitraum hinaus kann außerdem das Ablagesystem übermäßig belasten und die Gefahr erhöhen, dass auf vertrauliche Informationen unberechtigt zugegriffen wird. Außerdem sind wir teilweise gesetzlich verpflichtet, nicht mehr benötigte Informationen zu löschen, z. B. personenbezogene Daten oder vertrauliche Informationen eines Geschäftspartners. Beachten Sie die Aufbewahrungsfristen unserer Richtlinien. Damit unterstützen Sie das Unterlagenverwaltungsprogramm und tragen zum Schutz des Unternehmens bei.