Menciptakan dan Mempertahankan Akurasi Catatan dan Akun
Bagaimana Kita Menang
Kita menjaga akurasi catatan dan akun agar membantu kita beroperasi secara efektif dan memberikan informasi tepat waktu serta jujur kepada mereka yang perlu mengandalkan hal tersebut.
Mengapa Kita Mengutamakan Nilai
Sebagai sebuah perusahaan terbuka, Johnson Controls diwajibkan untuk mempertahankan dan mengungkapkan catatan keuangan akurat. Selain sebuah kewajiban hukum, penyimpanan catatan secara tepat juga esensial bagi operasi bisnis yang efisien dan menguntungkan. Kita semua punya peran untuk dijalani dalam menyimpan catatan akurat dan termutakhir; ini membantu kita mempertahankan kepercayaan dan keyakinan diri yang kita bangun pada diri pelanggan, investor, dan pemangku kepentingan lain.
Seperti Apa Bentuk Kemenangan
Kita mempertahankan akurasi catatan dan akun dengan:
- Mencatat semua aset, kewajiban, pendapatan, pengeluaran, dan transaksi bisnis secara lengkap, akurat, selama periode ditentukan, dan secara tepat waktu
- Memastikan bahwa catatan dan akun selaras dengan prinsip perakunan yang diterima secara umum dan sistem kontrol internal kita
- Jangan pernah membuat dana rahasia atau tidak tercatat atau aset atau kewajiban lain
- Gunakan kalimat tepat dan akurat saat membuat catatan
- Jangan pernah menyembunyikan atau memusnahkan dokumen atau catatan yang diperlukan dalam penyelidikan atau mungkin dibutuhkan dalam proses hukum
- Mematuhi pemberitahuan pengamanan dokumen hukum
- Mempertahankan dan memusnahkan catatan Perusahaan sesuai dengan prosedur retensi catatan dan manajemen informasi kita
Berpikir Dahulu
T:
Saya sadar bahwa kebijakan manajemen catatan kita meminta kita untuk menghapus catatan tertentu setelah masa yang ditetapkan. Saya sekian lama menyimpan seluruh catatan saya pada satu persoalan tertentu, karena saya tahu dahulu ada masalah menemukan dokumen. Apakah ini ide bagus?
J:
Tidak, Anda harus mengikuti jadwal dan kebijakan retensi catatan kita secara saksama. Semua kebijakan ini mendukung pemusnahan resmi Perusahaan atas catatan usang, dan kegagalan mengikutinya bisa memajankan Perusahaan pada tuntutan terkait pemusnahan selektif. Menyimpan catatan terlalu lama juga bisa membebani sistem penyimpanan kita dan menempatkan informasi sensitif atau rahasia pada risiko diakses dan disalahgunakan. Selain itu, kita mungkin memiliki kewajiban hukum untuk menghapus informasi yang tidak lagi dibutuhkan, seperti data pribadi atau informasi rahasia dari mitra bisnis. Dengan meretensi catatan sesuai dengan jadwal tetap kita, Anda memperkuat program manajemen catatan kita serta melindungi Perusahaan.