Créer et tenir des registres et comptes exacts
Le comportement gagnant
Nous tenons des registres et comptes exacts afin de contribuer au bon fonctionnement de l’entreprise et de fournir des informations réelles et en temps utiles à ceux qui en ont besoin.
Pourquoi plaçons-nous nos valeurs avant tout ?
En tant qu’entreprise cotée, Johnson Controls doit tenir des registres financiers exacts et s’assurer de leur diffusion. La bonne tenue de registre constitue une obligation juridique et est également essentielle pour assurer l’efficacité et la rentabilité des activités de l’entreprise. Nous avons tous un rôle à jouer concernant la tenue de registres exacts et à jour. Cela nous permet de conserver la réputation d’entreprise fiable et de confiance auprès de nos clients, investisseurs et autres parties prenantes.
Que signifie « réussir » ?
Nous tenons des registres et comptes exacts en :
- consignant tous les actifs, passifs, revenus, dépenses et transactions de l’entreprise de manière globale, précise, à la bonne période et en temps opportuns ;
- nous assurant que les registres et les comptes se conforment aux principes de comptabilité généralement acceptés et à notre système de contrôles internes ;
- évitant de mettre en place de manière secrète ou non consignée des fonds de trésorerie ou autres actifs et passifs ;
- utilisant la terminologie appropriée et précise requise lors de la mise en place de registres ;
- ne dissimulant ou ne détruisant jamais de documents ou registres faisant l’objet d’enquêtes ou pouvant être requise dans le cas de poursuites légales ;
- respectant l’avis d’obligation de conservation ; et
- tenant et supprimant des registres de l’entreprise conformément aux procédures de gestion des informations et de conservation des registres.
Penser avant d’agir
Q :
Je sais que nos politiques de gestion des registres requièrent que nous supprimions des registres après une certaine période. J’ai conservé tous mes registres dans un domaine car il y avait eu des problèmes pour retrouver des documents par le passé. Est-ce une bonne idée ?
R :
Non. Vous devez absolument suivre nos politiques et planifications en matière de conservation de registres. Ces politiques soutiennent la destruction légitime des registres obsolètes par l’entreprise. Leur non-respect peut exposer l’entreprise à des réclamations pour destruction sélective. La conservation de registres durant une période trop longue est susceptible de surcharger nos systèmes de stockage et de mettre en péril les informations sensibles et confidentielles qui seront accessibles et susceptibles de faire l’objet d’une utilisation abusive. En outre, il est possible que nous soyons soumis à une obligation juridique de supprimer des informations qui ne sont plus nécessaires, telles que les données personnelles ou informations confidentielles d’un partenaire commercial. En conservant les registres conformément aux planifications établies, vous contribuez au renforcement de notre programme de gestion de registres et à la protection de l’entreprise.