Создание и ведение точных записей и отчетности
За счет чего мы побеждаем
Мы ведем точные записи и отчетность, чтобы эффективно работать и предоставлять актуальную и правдивую информацию тем, кто на нее полагается.
Почему мы ставим ценности прежде всего
Как котирующееся на бирже предприятие, Johnson Controls обязаны хранить и предоставлять точные финансовые записи. Будучи юридическим обязательством, надлежащее ведение документации также крайне важно для эффективного и прибыльного ведения бизнеса. Все мы принимаем участие в ведении точных записей, это помогает нам поддерживать доверие и уверенность, которого мы добились среди клиентов, инвесторов и других заинтересованных лиц.
Как мы побеждаем
Мы ведем точные записи и отчетность следующим образом:
- точно, своевременно и в полном объеме регистрируем все активы, задолженности, доходы, расходы и деловые операции;
- обеспечиваем соответствие записей и учета общепринятым принципам ведения учета и нашей внутренней системе контроля;
- не создаем секретные или незарегистрированные фонды наличных денег или другие активы и задолженности;
- используем надлежащую и точную терминологию при создании записей;
- никогда не скрываем и не уничтожаем документы или записи, которые являются объектом расследования или могут понадобиться в процессе судебных разбирательств;
- следуем правилам хранения документации;
- храним и уничтожаем корпоративные записи в соответствии с нашими процедурами хранения записей и управления информацией.
Сначала подумайте
В:
Я знаю, что в наших политиках управления записями сказано удалять определенные записи по прошествии определенного времени. Я храню все свои записи по конкретному вопросу, потому что в прошлом возникали проблемы с поиском документов. Правильно ли это?
О:
Нет, вы должны точно следовать нашим расписаниям и политикам хранения записей. Эти политики предусматривают законное уничтожение устаревших записей и их несоблюдение может привести к заявлениям о выборочном уничтожении. Слишком долгое хранение записей также может перегружать наши системы хранения и подвергать конфиденциальную или требующую особого обращения информацию риску быть доступной и использованной не по назначению. Более того, мы юридически обязаны удалять не нужную более информацию, такую как персональные данные или конфиденциальная информация от делового партнера. Храня записи в соответствии с нашими расписаниями, вы укрепляете нашу программу управления записями и защищаете компанию.