正確な記録およびアカウントの作成と維持
どのように勝つか
当社では正確な記録とアカウントを維持することで、より効果的に業務を遂行し、信頼できる情報を必要とする相手に、タイミングよく正確な情報を提供しています。
なぜ「バリュー第一」か
上場企業であるジョンソンコントロールズには、正確な財務記録の維持と開示が義務づけられています。 法的義務である一方で、適切な記録管理は効率的で収益性の高い事業運営にも欠かせない要素です。 当社では従業員一人ひとりが正確かつ最新の記録維持に貢献します。このような対応で、お客様や投資家をはじめとする利害関係者の皆様から昔も今も変わらぬ信用と信頼を得ています。
「勝つ」とはどういうことか
当社では以下の要領で正確な記録とアカウントを維持します。
- 適切な期間にわたり、タイミングよくすべての資産、負債、収益、費用、業務取引を漏れなく正確に記録する
- 一般的に受け入れられた会計原則と社内の管理システムに即した記録とアカウントになるよう徹底する
- 機密や記録外の現金資金、その他の資産や負債を絶対に作らない
- 記録作成にあたっては、適切かつ正確な言葉を使う
- 調査対象の文書や記録、または訴訟で必要となる可能性のある文書や記録を絶対に秘匿したり破棄したりしない
- 法的証拠保全通知を遵守する
- 社内記録の保持と破棄にあたっては、記録保持と情報管理に関する社内手続を遵守する
まず考える
Q:
社内の記録管理規程では所定の期間を経過した特定の記録を削除する必要があると知っています。 文書の所在が分からずず問題となったことが過去にあったため、私はこれまである1つの事案について自分の担当する記録をすべて保管してきました。 これは良い考えでしょうか。
A:
いいえ。社内で定められた記録保持規程とスケジュールに忠実に従う必要があります。 これらの規程は、古くなった記録を会社が正当な資格に基づいて破棄するためのものであり、これらの規程を守らない場合、会社が選択的な資料破棄のそしりを受ける可能性が生じます。 所定期間を超えて記録を保持すると、社内のストレージシステムに余計な負担がかかり、機密情報の不正アクセスや濫用のリスクが生じます。 さらに、個人的データやビジネスパートナーから取得した機密情報など、不要となった情報を削除する法的義務が従業員に課されている場合もあります。 規定のスケジュールどおりに記録を保持すると、当社の記録管理プログラムを強化し、会社を守ることになります。