عمل سجلات وحسابات دقيقة والحفاظ عليها
كيف نفوز
إننا نحتفظ بسجلات وحسابات دقيقة لمساعدتنا على العمل بشكل فعال ومن أجل توفير المعلومات الصحيحة وفي الوقت المناسب لأولئك الذين يحتاجون إلى الاعتماد عليها.
لماذا نضع القيم أولاً
حيث إن شركة Johnson Controls خاضعة للتداول العام، فإنها يلزم عليها الاحتفاظ بالسجلات المالية الدقيقة والكشف عنها. وفي حين أن الاحتفاظ بالسجلات بشكل صحيح يعد بمثابة التزام قانوني، إلا أنه يعد أمرًا ضروريًا كذلك من أجل تنفيذ العمليات التجارية الفعالة والمربحة للشركة. وكل منا له دوره الذي يجب أن يلعبه من أجل الحفاظ على دقة وحداثة السجلات؛ فمن شأن ذلك الحفاظ على الثقة والمصداقية اللتين تحققتا مع العملاء والمستثمرين وغير ذلك من المساهمين.
كيف يبدو الفوز
إننا نقوم بعمل سجلات وحسابات دقيقة والحفاظ عليها من خلال ما يلي:
- تسجيل كل الأصول والالتزامات والإيرادات والنفقات والمعاملات التجارية بشكل كامل ودقيق وفي الفترة المحاسبية المناسبة وفي الوقت المناسب
- التحقق من أن السجلات والحسابات تتفق مع المبادئ المحاسبية المقبولة بصفة عامة ونظام الضوابط الداخلية لدينا
- عدم إعداد صناديق نقدية أو غير ذلك من الأصول أو المسؤوليات السرية أو بدون تسجيل
- استخدام العبارات المناسبة والدقيقة عند إنشاء السجلات
- عدم إخفاء أو تدمير الوثائق أو السجلات التي تكون خاضعة للتحقيقات أو التي يمكن أن تكون مطلوبة في الإجراءات القانونية
- الالتزام بالإشعارات القانونية الخاصة بالاحتفاظ بالوثائق
- الاحتفاظ بسجلات الشركة والتخلص منها مع الامتثال لإجراءات الاحتفاظ بالسجلات وإدارة المعلومات السارية في الشركة
التفكير أولاً
سؤال:
أنا أدرك أن سياسات إدارة السجلات الخاصة بالشركة تفرض علينا حذف سجلات معينة بعد فترة زمنية معينة. وقد كنت أحتفظ بكل السجلات حول أمر معين لأنني أعرف أنه كانت هناك مشكلات تتعلق بالعثور على الوثائق في الماضي. فهل هذه فكرة جيدة؟
الإجابة:
لا، يجب أن تلتزم بسياسات وجداول الاحتفاظ بالسجلات الخاصة بالشركة بشكل متسق. فهذه السياسات تدعم إتلاف الشركة المشروع للسجلات القديمة، وعدم الالتزام بتلك السياسات يمكن أن يعرض الشركة لمطالبات تتعلق بالتدمير الانتقائي للسجلات. كما أن الاحتفاظ بالسجلات لفترات طويلة للغاية يمكن أن يلقي بظلاله على أنظمة التخزين لدينا بالإضافة إلى تعريض المعلومات الحساسة والسرية الخاصة بالشركة لخطر الوصول إليها وإساءة استخدامها. بالإضافة إلى ذلك، يمكن أن تكون علينا كذلك التزامات قانونية فيما يتعلق بحذف المعلومات التي لم تعد هناك ضرورة لها، مثل البيانات الشخصية أو المعلومات السرية الواردة من الشركاء التجاريين. ومن خلال الاحتفاظ بالسجلات وفقًا للجداول المحددة التي تضعها الشركة، أنت تساعد على تقوية برنامج إدارة السجلات الخاصة بالشركة كما أنك تساعد على حماية الشركة كذلك.