Pontos nyilvántartások és számlák létrehozása és vezetése
Így érünk el sikereket
Pontos nyilvántartásokat és számlákat vezetünk, amelyek segítik a hatékony működést, valamint időszerű és helytálló információt nyújtanak azoknak, akiknek szükségük van rá.
Nálunk ezért „Első az érték”
Tőzsdén jegyzett vállalatként a Johnson Controlsnak kötelező pontos pénzügyi nyilvántartásokat vezetnie és közzétennie. Bár törvényi kötelezettség, a helyes nyilvántartásvezetés létfontosságú a hatékony és nyereséges üzleti tevékenység szempontjából is. Mindannyian szerepet játszunk a pontos és naprakész nyilvántartások vezetésében, ami segít fenntartani az ügyfelekkel, befektetőkkel és más érdekelt felekkel kiépített bizalmat.
Így néz ki a győzelem
Úgy vezetünk pontos nyilvántartásokat és számlákat, hogy:
- teljeskörűen, pontosan feljegyzünk minden eszközt, forrást, bevételt, ráfordítást és üzleti tranzakciót a megfelelő időszakban és határidőn belül,
- biztosítjuk, hogy a nyilvántartások és számlák megfeleljenek az általánosan elfogadott számviteli alapelveknek és a saját belső ellenőrzési rendszerünknek,
- soha nem állítunk fel titkos vagy nyilvántartáson kívüli készpénzalapokat vagy egyéb eszközöket/forrásokat,
- a nyilvántartások létrehozása során megfelelő és pontos megfogalmazást használunk,
- soha nem rejtünk el vagy semmisítünk meg olyan dokumentumokat vagy nyilvántartásokat, amelyek vizsgálat tárgyát képezik vagy jogi eljárások során válhatnak szükségessé,
- betartjuk a jogi visszatartásra vonatkozó értesítéseket,
- a saját adatmegőrzési és információkezelési eljárásainknak megfelelően vezetjük és semmisítjük meg a Vállalat nyilvántartásait.
Először gondolkodjunk
K.:
Tudom, hogy az adatkezelési irányelveink szerint bizonyos nyilvántartásokat egy meghatározott idő után meg kell semmisítenünk. Én megtartottam egy bizonyos üggyel kapcsolatos adataimat, mivel tudom, hogy korábban már voltak problémák dokumentumok felkutatásával. Jó ötlet ez?
V.:
Nem. Önnek lelkiismeretesen be kell tartania az adatmegőrzési irányelveket és határidőket. Ezek az irányelvek támogatják a Vállalat elavult adatainak törvényes megsemmisítését, és ezek figyelmen kívül hagyása szelektív megsemmisítéssel kapcsolatos vádaknak teheti ki a Vállalatot. Az adatok túl hosszú ideig történő megőrzése emellett túlterhelheti az irattári rendszereinket, valamint a hozzáférés és visszaélés kockázatát jelentheti az érzékeny vagy bizalmas adatokra nézve. Továbbá jogi kötelezettségünk is lehet a továbbiakban már nem szükséges adatok törlésére nézve, például egy üzleti partnertől származó személyes adatok vagy bizalmas információk esetén. Azzal, hogy a meghatározott időrend szerint őrzi meg az adatokat, Ön erősíti adatkezelési programunkat és védi a Vállalatot.