Tarkkojen tietueiden ja kirjanpidon luominen ja ylläpitäminen
Tie voittoon
Ylläpidämme tarkkoja tietueita ja kirjanpitoa, joiden avulla toimintamme on tehokasta ja voimme toimittaa ajantasaista ja paikkansapitävää tietoa kaikille niitä tarvitseville.
Miksi asetamme arvot ensisijalle?
Johnson Controls on julkinen pörssiyhtiö, joten sen on ylläpidettävä ja jaettava tarkkoja taloudellisia tietueita. Laillisen vaatimuksen lisäksi asianmukainen kirjanpito on keskeisen tärkeää tehokkaan ja tuottavan liiketoiminnan pyörittämiselle. Meidän kaikkien on huolehdittava omalta osaltamme siitä, että tietueet ovat paikkansapitäviä ja ajan tasalla. Se auttaa asiakkaiden, sijoittajien ja muiden sidosryhmien kanssa rakennetun luottamuksen säilyttämisessä.
Voittamisen merkit
Tarkkojen tietueiden ja kirjanpidon ylläpitäminen:
- Kaikki resurssit, velvoitteet, tuotot, kulut ja liiketapahtumat kirjataan täydellisesti ja tarkasti asianmukaisella kaudella ja vaaditun aikataulun mukaisesti.
- Kaikkien tietueiden ja kirjanpidon on noudatettava yleisesti hyväksyttyjä kirjanpidon periaatteita ja oltava sisäisen valvontajärjestelmämme vaatimusten mukaisia.
- Salaisten tai kirjaamattomien käteiskassojen perustaminen tai muun salaisen tai kirjaamattoman omaisuuden tai velvollisuuksien hankkiminen on kiellettyä.
- Tietueiden luomiseen käytetään asianmukaisia ja paikkansapitäviä sanamuotoja.
- Tutkimuksen alaisia tai oikeustoimiin mahdollisesti tarvittavia asiakirjoja tai tietueita ei saa koskaan piilottaa tai tuhota.
- Noudatamme oikeudellisia säilytysvaatimuksia.
- Ylläpidämme ja hävitämme yrityksen tietueita tietueiden säilyttämiseen ja tietojenhallintaan liittyvien menettelytapojen mukaisesti.
Ajattele ensin
K:
Olen tietoinen siitä, että tietyt tiedot hävitetään tietueiden hallintaan liittyvien käytäntöjemme mukaisesti tietyn ajanjakson kuluttua. Olen säilyttänyt kaikki erääseen tiettyyn asiaan liittyvät tiedot, koska asiakirjat on aikaisemmin ollut vaikea löytää. Onko se hyvä idea?
V:
Ei. Sinun on noudatettava tietueiden säilytyskäytäntöjä ja niiden aikatauluja tarkasti. Nämä käytännöt tukevat yrityksen tarpeettomien asiakirjojen tuhoamisjärjestelmää. Yritystä saatetaan syyttää valikoivasta tietojen tuhoamisesta, jos et noudata näitä käytäntöjä. Tietojen säilyttäminen liian pitkään saattaa myös kuormittaa arkistointijärjestelmiämme ja altistaa arkaluonteiset tai luottamukselliset tiedot väärinkäytölle. Lisäksi meillä saattaa olla laillinen velvoite poistaa tarpeettomia tietoja, kuten henkilökohtaisia tai liikekumppanien tietoja. Vahvistat yrityksen tiedonhallintaohjelmaa ja suojelet yritystä, kun säilytät tiedot annettujen aikataulujen mukaisesti.