Vytváření a uchovávání přesných záznamů a účtů
Jak vítězíme
Uchováváme přesné záznamy a účty, abychom mohli pracovat efektivněji a poskytovat včas pravdivé informace těm, kdo na ně musí spoléhat.
Proč jsou pro nás hodnoty na prvním místě
Jako veřejně obchodovatelná společnost musí Johnson Controls uchovávat a zveřejňovat přesné finanční záznamy. Jedná se sice o zákonnou povinnost, ale řádné uchovávání záznamů je také zásadní pro účinný a ziskový provoz podniku. Při uchovávání přesných a aktuálních záznamů máme všichni svou úlohu. Pomáhá nám zachovat vybudovanou důvěru zákazníků, investorů a dalších zúčastněných stran.
Jak vypadá vítězství
Přesné záznamy a účty uchováváme následujícími způsoby:
- Všechna aktiva, pasiva, výnosy, výdaje a obchodní transakce zaznamenáváme kompletně, přesně, ve správném období a včas.
- Zajišťujeme, aby záznamy a účty odpovídaly všeobecně přijímaným účetním principům a našemu systému vnitřních kontrol.
- Nikdy nezakládáme tajné nebo nezaznamenávané fondy s hotovostí ani jiná aktiva či pasiva.
- Při vytváření záznamů používáme vhodné a přesné formulace.
- Nikdy neskrýváme ani neničíme dokumenty nebo záznamy, které podléhají vyšetřování či mohou být potřebné při soudních řízeních.
- Splňujeme vyhlášku týkající se uchovávání záznamů pro soudní spory.
- Záznamy Společnosti uchováváme a likvidujeme v souladu s našimi postupy pro uchovávání záznamů a správu informací.
Nejdříve přemýšlejte
Otázka:
Jsem si vědom(a), že naše zásady správy záznamů vyžadují, abychom určité záznamy po stanovené době smazali. Uchovávám si všechny své záznamy týkající se jedné konkrétní záležitosti, protože vím, že se v minulosti vyskytly problémy s nalezením dokumentů. Je to dobrý nápad?
Odpověď:
Ne, musíte pečlivě dodržovat naše zásady uchovávání záznamů a jejich časové harmonogramy. Tyto zásady podporují oprávněné zničení zastaralých záznamů Společnosti a jejich nedodržení by mohlo Společnost vystavit stížnostem na selektivní ničení. Uchovávání záznamů příliš dlouho může také přetížit naše úložné systémy a vystavit citlivé nebo důvěrné informace riziku možného neoprávněného přístupu a zneužití. Kromě toho můžeme mít zákonnou povinnost smazat informace, které již nejsou potřeba, například osobní údaje nebo důvěrné informace od obchodního partnera. Uchováním záznamů podle našich stanovených časových rozvrhů posilujete náš program správy záznamů a chráníte Společnost.