Vytváranie a vedenie presných záznamov a finančných výkazov
Ako víťazíme
Vedieme presné záznamy a finančné výkazy, ktoré nám pomáhajú efektívne fungovať a poskytujú včasné a pravdivé informácie tým, ktorí sa ne spoliehajú.
Prečo dávame hodnoty na prvé miesto
Ako verejne obchodovaná spoločnosť je spoločnosť Johnson Controls povinná viesť a zverejňovať presné finančné záznamy. Hoci ide o zákonnú povinnosť, riadne vedenie záznamov je tiež nevyhnutné na účinné a ziskové obchodné činnosti. Všetci zohrávame určitú úlohu pri udržiavaní presných a aktuálnych záznamov. Pomáha nám to udržiavať istotu a dôveru, ktorú sme vybudovali u zákazníkov, investorov a ostatných zainteresovaných strán.
Ako vyzerá víťazstvo
Vedieme presné záznamy a finančné výkazy:
- všetky aktíva, záväzky, výnosy, náklady a obchodné transakcie zaznamenávame úplne, presne, v správnom období a včas,
- zabezpečujeme súlad záznamov a finančných výkazov so všeobecne uznávanými účtovnými zásadami a naším systémom vnútorných kontrol,
- nikdy nezakladáme tajné peňažné fondy alebo fondy mimo evidencie, ani iné aktíva alebo pasíva,
- pri vytváraní záznamov používame vhodný a presný text,
- nikdy neukrývame ani neničíme dokumenty alebo záznamy, ktoré sú predmetom vyšetrovania alebo môžu byť potrebné v súdnom konaní,
- dodržiavame oznamovanie povinností uchovávať informácie,
- záznamy spoločnosti udržiavame a likvidujeme v súlade s našimi riadiacimi postupmi archivácie dokumentov a informácií.
Najskôr sa zamyslite
Otázka:
Som si vedomý, že naše pravidlá pre správu záznamov od nás vyžadujú odstránenie určitých záznamov po stanovenom čase. Nechal som si všetky svoje záznamy o jednej konkrétnej záležitosti, pretože viem, že sa v minulosti vyskytli problémy s nájdením dokumentov. Je to dobrý nápad?
Odpoveď:
Nie. Musíte svedomito dodržiavať naše zásady archivácie dokumentov a harmonogramy. Tieto zásady podporujú legitímne zničenie zastaraných záznamov spoločnosti a nedodržanie týchto zásad by mohlo vystaviť spoločnosť obvineniam zo selektívneho ničenia. Vedenie záznamov po príliš dlhý čas môže tiež preťažiť naše systémy skladovania a spôsobiť riziko získania prístupu k citlivým alebo dôverným informáciám a ich zneužitia. Navyše, môžeme mať zákonnú povinnosť odstrániť informácie, ktoré už nie sú potrebné, ako napríklad osobné údaje alebo dôverné informácie od obchodného partnera. Uchovávaním záznamov podľa našich definovaných harmonogramov posilňujeme náš program správy záznamov a chránime spoločnosť.