Opprette og opprettholde nøyaktige fortegnelser og regnskaper
Slik vinner vi
Vi holder nøyaktige fortegnelser og regnskaper for å hjelpe oss med å drive effektivt og gi tidsriktig og sannferdig informasjon til dem som har bruk for den.
Derfor setter vi verdier først
Som et børsnotert selskap er Johnson Controls pålagt å opprettholde og bekjentgjøre nøyaktige finansregnskap. Selv om det er en lovfestet forpliktelse, er skikkelig regnskapsføring også avgjørende for effektive og lønnsomme forretningsoperasjoner. Vi har alle en rolle å spille i å holde fortegnelser nøyaktige og oppdaterte – det bidrar til å opprettholde tilliten og fortroligheten som vi har bygget opp hos kunder, investorer og andre interessenter.
Slik ser det ut å vinne
Vi opprettholder nøyaktige fortegnelser ved at vi:
- fullstendig, nøyaktig og i riktig periode og til riktig tid fører opp alle aktiva, alle forpliktelser, all omsetning, alle utgifter og forretningstransaksjoner
- påser at fortegnelsene og regnskapene våre er i samsvar med vanlig anerkjente regnskapsprinsipper og vårt interne kontrollsystem
- aldri setter opp hemmelige eller uregistrerte kontantfond eller andre aktiva eller forpliktelser
- bruker passende og nøyaktig ordlyd når vi fører fortegnelser
- aldri skjuler eller ødelegger dokumenter eller fortegnelser som er under etterforskning eller kan være nødvendige i rettslige forhandlinger
- overholder juridiske holdmeldinger
- opprettholder og eliminerer selskapets fortegnelser i samsvar med våre prosedyrer for arkivering- og informasjonsbehandling
Tenk først
Spørsmål:
Jeg er kjent med at reglene våre for arkiveringsprosedyrer pålegger oss å slette bestemte oppføringer etter en bestemt tid. Jeg har beholdt alle fortegnelsene mine over ett bestemt emne, fordi jeg vet at det tidligere har vært problemer med å finne dokumenter. Er dette en god idé?
Svar:
Nei, du må samvittighetsfullt følge våre retningslinjer for bevaring av fortegnelser og tidsplanene for disse. Disse retningslinjene støtter selskapets legitime destruksjon av foreldede fortegnelser, og dersom vi ikke følger dem, kan dette utsette selskapet for påstand om selektiv destruksjon. Det å bevare fortegnelser for lenge kan også overbelaste lagringssystemene våre og utsette sensitiv eller konfidensiell informasjon for risiko for tilgang og misbruk. Vi kan videre ha en juridisk forpliktelse til å slette informasjon som det ikke lenger er bruk for, slik som personlige data eller konfidensiell informasjon fra en forretningspartner. Ved å bevare fortegnelsene våre i henhold til våre definerte tidsplaner, bidrar du til et robust arkivbehandlingsprogram og du beskytter selskapet.